Annahme des Abstracts auf der DGINA

Abteilungsübergreifende Online-Patientensteuerung und -Bettenmanagement - was interessiert das die Notaufnahme

von Dr. med. Frank Wösten, Dr. Alexander Alscher und Dr. med. Tobias Krüger-Wauschkuhn

Das HELIOS Klinikum Siegburg ist ein Akutkrankenhaus mit rund 360 Planbetten und mehr als 43.000 stationären und ambulanten Patienten pro Jahr. Ca. 65% der Patienten erreichen die Klinik über die Interdisziplinäre Zentrale Notaufnahme und entziehen sich somit einer genauen Planbarkeit, 35% der Aufnahmen erfolgen elektiv. Ein reibungsloser Aufnahmeprozess ist für die Klinik und insbesondere für die Planung der Aufnahmekapazität der Zentralen Notaufnahme von zentraler Bedeutung. Bei Analyse der Arbeitsabläufe zeigte sich erhebliches Verbesserungspotential: das Fehlen eines zentralen Kalenders machte eine einheitliche Anmeldung der elektiven Aufnahmen unmöglich, weswegen die Planung der einzelnen Fachabteilungen getrennt voneinander in unterschiedlichen Subsystemen erfolgte, was einen hohen Arbeitsaufwand und mangelnde Transparenz zur Folge hatte. Vor Einführung des zentralen Bettenmanagements waren Wartezeiten von bis zu 6 h für Elektivpatienten auf ein freies Bett keine Seltenheit.

Abbildung 1: Abläufe vor Einführung von samedi®

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Probleme:

  • jede Abteilung plant für sich (mehrere Subsysteme)
  • keine „Gesamtübersicht“
  • Eintrag in mehrere Systeme -> hoher Arbeitsaufwand

Mit Einführung eines Zentralen Bettenmanagements 02/2012 wurde nach einer EDV-basierten Lösung gesucht, welche zunächst nur folgende Kriterien erfüllen musste:

  • alle beteiligten Mitarbeiter der jeweiligen Kliniken mussten gleichzeitig Zugriff auf diese „Liste“ haben;
  • drohende Bettenengpässe sollten frühzeitig erfasst werden

Aus diesem Grund hat das HELIOS Klinikum Siegburg im August 2013 mit dem Internetsoftware-Anbieter samedi® ein Projekt aufgesetzt, um den Aufnahmeprozess elektiver Patienten grundlegend zu optimieren und abteilungsübergreifend effizienter und transparenter zu gestalten.

Die technische Grundlage liefert dabei die KBV-zertifizierte Online-Ressourcenplanungs- und Vernetzungslösung samedi®, welche durch ein komplexes Prozess-Regelwerk eine genaue Abbildung der klinikinternen Strukturen ermöglicht. Das umfangreiche Set an Regeln und Rechten (zu Ressourcen, Verfügbarkeiten, Vorlaufzeiten, Kontingenten, Buchungsrechten) wurde dabei individuell auf die Abläufe des Klinikums Siegburg abgestimmt und kontinuierlich im Live-Betrieb angepasst und verfeinert.

Abbildung 2: Abläufe nach Einführung von samedi®

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Vorteile:

  • Transparenz, Verlässlichkeit, weniger Arbeitsaufwand, höhere Effizienz

Durch die klinikweit einheitliche Online-Übersicht und –Buchbarkeit freier Bettenkontingente wurde die Zielsetzung einer effizienten und transparenten Steuerung der elektiven Patientenaufnahmen erreicht und der Arbeitsaufwand spürbar reduziert.

Mit dem samedi® Zuweiser-Regelwerk werden aktuell auch einweisende Ärzte angebunden und in den Online-Aufnahmeprozess einbezogen, um die Abstimmung zwischen ambulanter und stationärer Behandlung weiter zu optimieren.

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