3 Tipps, wie man Terminausfälle halbiert

In jeder Praxis, jeder Institution kommt das leider häufiger vor: Patienten nehmen ihren vereinbarten Termin nicht wahr, der Termin verstreicht einfach und es entsteht eine Leerlaufzeit. Damit entgehen der Praxis jedes Mal Einnahmen und verringern die betriebliche Effizienz. Wir zeigen, wie man dem positiv entgegenwirken kann und sich damit Terminausfälle drastisch verringern lassen.

1. Setzen Sie die Funktion der SMS Erinnerung ein

Je länger im Voraus ein Termin vereinbart wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieser nicht wahrgenommen wird.1 Zudem werden Termine häufiger nicht eingehalten, wenn Patienten länger warten müssen. Um gerade dem ersten Punkt entgegenwirken zu können, ist es ratsam Terminerinnerungen an die Patienten zu senden. Dies ist bei samedi® per E-Mail oder auch per SMS möglich, sodass die Patienten auch mobil erreicht werden. Es sollte zudem praxisabhängig entschieden werden, wann die Terminerinnerung versendet wird. Die meisten samedi® Kunden versenden ihre Terminbestätigung per E-Mail 2 Tage vor dem geplanten Termin. Wohingegen eine SMS-Erinnerung häufig 24h vor dem Termin verschickt wird.

2. Kommunizieren Sie die Verbindlichkeit von Terminen

Es wirkt teilweise, als ob manchen Patienten die Verbindlichkeit eines Arzttermins nicht bewusst ist. Dies scheint auch ein Grund dafür zu sein, dass Termine nicht abgesagt werden. Kommunizieren Sie deshalb dringend die Verbindlichkeit eines Termins und machen Sie deutlich, dass es sich nicht um eine Reservierung handelt. Es wird bei der Online-Terminbuchung bereits angezeigt, dass es sich um eine verbindliche Buchung handelt. Geben Sie diesen Hinweis auch an alle Patienten weiter, für die Sie intern Termine buchen. Zudem können Sie auch in die Terminbestätigungen, die per E-Mail verschickt werden, noch einmal die Verbindlichkeit hervorheben und um eine Terminabsage bitten, falls der Patient den Termin nicht wahrnehmen kann.

Haben Praxen mit sehr häufigen Terminausfällen zu kämpfen, kann es hilfreich sein, dem Patienten eine Ausfallgebühr bei Nichterscheinen anzukündigen. Diese Information lässt sich beispielsweise in die Terminbestätigung oder auch Terminerinnerung einbauen.

3. Aktivieren Sie die Handynummer und E-Mailadresse als Pflichtfeld

Unabhängig davon, ob Termine intern in der Praxis oder direkt von Patienten online gebucht werden, sollten die Mobilfunknummer und/oder die E-Mailadresse als Pflichtfeld aktiviert sein. Damit lässt sich umgehen, dass Termine für Patienten gebucht werden, die keine Daten angegeben haben und somit dann weder automatisch eine Terminbestätigung noch eine Terminerinnerung erhalten. Nur, wenn mindestens eine der beiden Informationen in den Patientendaten hinterlegt wird, ist gewährleistet, dass der Patient auch wie gewünscht informiert bzw. erreicht werden kann. Des Weiteren können Sie als samedi® Kunde bei der Online-Terminbuchung festlegen, ob nur Patienten mit einen samedi® Patientenkonto (setzt eine Registrierung des Patienten voraus) oder auch Patienten mit einem Gastzugang Termine buchen können. Damit kann jede Praxis individuell entscheiden, ob diese zusätzliche „Hürde“ für die Terminbuchung sinnvoll ist oder nicht. Diese Einstellung kann auf Basis von Erfahrungen angepasst und somit jederzeit von der Praxis eigenständig verändert werden.

1. http://www.zwp-online.info/de/zwpnews/wirtschaft-und-recht/praxismanagement/terminausfaelle-und-deren-wirtschaftliche-auswirkungen

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