Weniger Telefonate durch mehr Online-Termine

Die erste Hürde ist geschafft, das Online-Terminmanagementsystem ist in der Praxis integriert, Termine können verbindlich online vom Patienten gebucht werden. Was aber, wenn die erwarteten Online-Buchungen zunächst ausbleiben? Besteht von Patientenseite etwa doch kein Interesse an diesem Service? Das wäre meist ein übereilter Trugschluss. Sowohl Praxis, als auch Patienten profitieren in vielerlei Hinsichten von der Online Terminvergabe. Dennoch dauert es oft eine gewisse Zeitspanne, bis die Möglichkeit tatsächlich wahrgenommen und das dahintersteckende Potenzial voll ausgeschöpft wird.

In dieser Übergangsphase ist es besonders wichtig, dass die Praxis ihr neues Serviceangebot richtig kommuniziert und die eigenen Patienten zur Online Terminbuchung animiert.

Die Durchführung folgender, einfach umzusetzender Maßnahmen hilft Arztpraxen dabei, Patienten gezielt zum Thema Online-Terminvergabe zu informieren und das neue Serviceangebot beliebter zu machen:

  1. Einbindung des Buchungslinks gut sichtbar und hervorgehoben auf der Praxis-Homepage
  2. Besprechung des Anrufbeantworters mit dem Hinweis auf die Online-Terminvergabe über die Praxis-Homepage oder das Patientenportal
  3. Hinweis auf die Online-Terminvergabe im persönlichem Gespräch:
    1. am Telefon
    2. am Empfang durch die Sprechstundenhilfe
    3. durch den behandelnden Arzt
  4. Informieren auf Facebook oder anderen sozialen Netzwerken über die Online-Terminbuchung
  5. Einbindung des Hinweises auf die Online-Terminvergabe in die Terminbestätigungs-, -erinnerungs- und Follow-Up-Patientenbenachrichtigungen
  6. Visuelle Hinweise in der Praxis z.B. Plakate, Tischaufsteller, Flyer oder Visitenkarten (mit dem Buchungslink)
  7. Info-Slide über die Online-Terminbuchung im Wartezimmer-TV

Mithilfe dieser Maßnahmen wird zunächst dafür gesorgt, dass die Möglichkeit der Online-Terminbuchung in der Praxis von den Patienten überhaupt wahrgenommen wird. Gleichzeitig ist es aber auch wichtig, zentrale Vorteile zu betonen und gelegentliche Unsicherheiten von Beginn an zu beheben. Bei der Patienteninformation sollte daher auch besonders auf folgende Fragen eingegangen werden:

1. Warum sollte ich meine Arzttermine online buchen?

Online Terminvergabe ist in erster Linie ein praktischer Service für Patienten. Arztpraxen sollten in diesem Zusammenhang genau aufzeigen, inwiefern Patienten von der Terminbuchung online profitieren und entsprechende Vorteile klar herausstellen:

  • Termine können 24/7 unabhängig von Ort und Zeit verbindlich gebucht werden.
  • Die nervige Warteschleife am Telefon wird auf diese Weise einfach umgangen.
  • Online haben Patienten eine umfassende Übersicht über alle verfügbaren Termine und können so viel leichter den Termin aussuchen, der am besten in ihren Zeitplan passt.

Mit diesen Argumenten treffen Arztpraxen meist genau den Nagel auf den Kopf und bringen Patienten dazu, sich zumindest genauer mit der Option, Termine online zu buchen, zu beschäftigen.

2. Bleiben meine Daten bei der Terminbuchung online sicher?

Trotz des allgemeinen Servicewunsches und der geweckten Neugier auf Online-Terminbuchung bei den Patienten bestehen dennoch oft noch kleine Unsicherheiten bzgl. der Datensicherheit im Internet. Fragen könnten z.B. lauten: „Wie sicher werden meine persönlichen Daten übermittelt? Wer hat Zugriff auf meine medizinischen Informationen? Wo werden meine Daten gespeichert?“

Diese Ängste und Unsicherheiten sollten ernst genommen, aber gleichzeitig durch gezielte Aufklärungsmaßnahmen aus dem Weg geschafft werden. Achten Sie deshalb als Arztpraxis streng auf Datenschutzkonformität bei der Anbieterauswahl und lassen Sie das anschließend auch Ihre Patienten wissen. Schließlich ist die Online-Terminbuchung im Vergleich zum Telefon oft sogar die sicherere Alternative.

3. Termine online buchen – ist das nicht kompliziert?

Nicht jeder ist mit dem Internet vertraut und weiß genau, wie eine Online-Terminbuchung konkret abläuft. Gerade im Alter nimmt die Internetaffinität oft massiv ab. Natürlich sollten Patienten am Telefon dann nicht mit den Worten „Bitte buchen Sie online“ abgewimmelt werden. Dennoch können Arztpraxen versuchen, die Unsicherheit älterer Patienten vor der elektronischen Terminvereinbarung zu nehmen.

Beispielsweise kann dies in einem kurzen Erklärungsvideo passieren, das die Einfachheit der Online-Terminbuchung veranschaulicht. Beispielsweise kann der gesamte Buchungsablauf im Video Schritt für Schritt demonstriert werden. Das Erklärungsvideo kann dann etwa im Wartezimmer-TV oder direkt auf der Praxis-Homepage eingebunden werden.

Fazit

Die Einführung der Online-Terminvergabe alleine reicht nicht aus, damit die Patienten ihre Termine nicht wie gewohnt am Telefon vereinbaren, sondern online buchen. Das neue Online-Serviceangebot der Praxis muss stattdessen aktiv an die Patienten kommuniziert werden und dabei die Vorzüge dessen aufzeigen sowie dem Patienten die Unsicherheiten nehmen.

Sie nutzen noch gar keine Online-Terminvergabe? Wir beraten Sie gerne zu einer möglichen Einführung in Ihrer Praxis: Demo-Termin buchen

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