6 Zeitfresser in der Praxisorganisation – Und wie man sie eliminiert

Sie arbeiten hart und die Aufgabenliste wird trotzdem nicht kürzer? Sie wissen oft gar nicht, wo die Zeit am Ende des Tages hingekommen ist? Schuld daran sind häufig zu viele Störfaktoren und andere ungeahnte Zeitfresser, die uns den Arbeitsalltag erschweren.

Es ist ein weitbekanntes Phänomen: Der Terminkalender ist voll, das Telefon klingelt ununterbrochen, gleichzeitig wartet eine ganze Liste an organisatorischen To-Dos darauf, abgehakt zu werden. Gerade in diesen Situationen und trotz harter Arbeit kommt es vor, dass der Aufgabenberg nicht kleiner wird, sondern stattdessen sogar noch zu wachsen scheint. Und auch die Wartezeiten für Patienten werden immer länger. Wir zeigen Ihnen 6 der häufigsten Zeitfresser in der Praxisorganisation und geben Ihnen Tipps zur effizienteren Zeiteinteilung im Praxisalltag – Damit diese Phänomene in Ihrer Praxis zur seltenen Ausnahme werden.

1. Sprechzeiten effizient nutzen: Feste Termine statt offene Sprechstunde###

Mit der Verwendung der elektronischen Gesundheitskarte werden in den einzelnen Arztpraxen zukünftig immer die aktuellen, vollständigen Patientendaten vorliegen. Das schützt Patienten stärker vor einem möglichen Leistungsmissbrauch und gibt ihnen die Sicherheit, dass dem behandelnden Arzt auch fachbereichsübergreifend wichtige Daten zum Zeitpunkt der Behandlung vorliegen. Insgesamt sollen den Patienten schnellere Diagnosen und bessere Behandlungsmethoden zugutekommen.

Gerade in Arztpraxen, in denen akute Erkrankungen behandelt werden, lässt sich das „First Come - First Serve“ Prinzip bei der Terminplanung natürlich nicht ausnahmslos einhalten. Dennoch wäre es ein folgenschwerer Fehler, aufgrund dieser Hürden in der Planbarkeit komplett auf eine systematische Herangehensweise zu verzichten. Intelligente Kalendersysteme sind heutzutage flexibel einsetzbar und erlauben auch eine Terminvergabe nach Dringlichkeit und unter Berücksichtigung von praxisinternen Vorlaufzeiten. So können beispielsweise Zeiten für kurzfristige Akuttermine und Notfälle freigehalten werden, ohne die Kalkulierbarkeit komplett einbüßen zu müssen.

2. Medizinische Notfalldaten###

Die Nachfrage seitens Patienten für Arzt-Termine frühmorgens, mittags oder abends ist hoch, lassen sie sich doch allzu gut mit dem regulären Job vereinbaren. Um seinen Patienten diesen Service zu gewähren, scheint es verlockend, die Sprechzeiten für Patienten an die Arbeitszeiten der Praxismitarbeiter anzugleichen. Wenn ohnehin jemand ab 7 Uhr morgens in der Praxis ist, was spricht dann gegen den ersten Termin ab 7 Uhr? Prinzipiell natürlich nichts. Zumindest dann, wenn zu einem anderen Zeitpunkt des Tages genug Zeitpuffer für die Erledigung der regulären To-Dos eingeplant ist. Das Durchsehen der Post, die Buchhaltung oder Nachbestellungen des Praxisbestands – diese alltäglichen Aufgaben lassen sich schwer bis gar nicht während des regulären Sprechstundenbetriebs erledigen. In speziell hierfür eingeplanten Zeiten, beispielsweise täglich eine Stunde vor oder nach den offiziellen Öffnungszeiten der Praxis, lassen sich diese organisatorischen Dinge weitaus schneller und effizienter abarbeiten.

3. Medikationsplan###

Für eine effektive Behandlung ist es eine wichtige Grundvoraussetzung, relevante Patienteninformationen, wie die persönlichen Daten, vorhergehende Befunde, Erkrankungen und weitere gesundheitliche Rahmenbedingungen des Patienten zu kennen. Um bei der Vielzahl an Patienten einer Praxis die Übersicht zu wahren, ist eine gut strukturierte Organisation hierbei das A und O.

In Zeiten der Digitalisierung muss sich die Arztpraxis jedoch längst nicht mehr auf eine schriftliche Dokumentation in Papierform verlassen. Eine elektronische Patientenakte bietet stattdessen weitreichende Vorteile.

4. Elektronische Patientenakte###

Der Patient erscheint zum vereinbarten Termin, wird behandelt und verlässt die Praxis verrichteter Dinge. Soweit zum natürlich stark vereinfachten, aber theoretisch optimalen Terminablauf. An diesen gilt es, sich möglichst anzunähern. Das heißt konkret: Setzt die mit dem Patienten vereinbarte Behandlung bspw. ein aktuelles Blutbild voraus, sollte bereits in einem vorherigen Termin Blut abgenommen worden sein. Ist zum vereinbarten Termin ein Ultraschallgerät notwendig, wäre es ebenso ärgerlich, wenn dieses zum Zeitpunkt des Termins gerade nicht zur Verfügung steht.

Sinnvolle, aufeinander aufbauende Behandlungsschritte bzw. Terminketten sowie ein Vorrat an behandlungsrelevanten Ressourcen sind essenzielle Bestandteile einer gut organisierten Praxis. So kann sichergestellt werden, dass die Behandlung in möglichst wenigen Terminen abgeschlossen ist.

5. Patientenfach###

Auch wenn es in der Arztpraxis einmal stressig werden kann, das Arzt-Patienten Gespräch sollte davon stets unberührt bleiben. Gerade an stressigen Tagen ist die tatsächliche Behandlungszeit begrenzt. Da ist es besonders wichtig, dass sich der Arzt voll und ganz auf den Patienten und dessen Behandlung konzentrieren kann. Insgesamt gilt es daher, die Störfaktoren im Patientengespräch möglichst gering zu halten. Durchgestellte Telefonate zum Arzt oder das Eintreten der MFA etwa aufgrund benötigter Unterschriften sind während des Patientengesprächs grundsätzlich tabu. Telefonate sollten am besten vor oder nach der Patientensprechstunde geführt werden, Formulare oder Rezepte kann der Arzt zwischen zwei Behandlungen unterschreiben.

6. Telemedizin###

Die Grippewelle rollt an, die Schlange an der Anmeldung ist lang, das Wartezimmer überfüllt und zu allem Überfluss findet nun schon der dritte Pharmareferent den Weg in Ihre Praxis, um die neusten Impfstoffe und Arzneimittel vorzustellen. Auch wenn diese Darstellung den Ausnahmefall zeigt, scheint es, dass Pharmareferenten oder andere Vertreter nie zur richtigen Zeit auftauchen. Machen Sie es deshalb von vorne herein deutlich, dass Pharma nur nach vorheriger Terminvereinbarung empfangen werden können – und halten Sie hierfür spezielle Terminslots abseits der regulären Patientensprechzeiten parat. So wird Ihr Arbeitsablauf nicht gestört und Sie können sich beim späteren Vorstellungstermin auch auf die neuen Wirkstoffe der Pharma konzentrieren.

Haben sich auch in Ihrer Praxis einige dieser Zeitfresser eingeschlichen? Mit deren Eliminierung gestalten Sie die Praxisorganisation zukünftig weitaus stressfreier für sich, Ihre Assistenz und letztlich auch Ihre Patienten.


Die Eliminierung dieser 6 Zeitfresser reicht Ihnen nicht und Sie möchten stattdessen Terminmanagement und Praxiseffizienz von Grund auf verbessern? Vereinbaren Sie gerne mit uns einen unverbindlichen Beratungstermin: www.samedi.de/demo


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