Facharztklinik Hamburg

Optimierung der Behandlungs- und OP-Planung in der Facharztklinik Hamburg


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Die Facharztklinik Hamburg geht auf eine lange Historie der traditionsreichen Kliniken Michaelis und Beim Andreasbrunnen zurück, die u.a. als erste von Ärzten betriebene gemeinnützige Klinik in Hamburg entstanden sind. Mehr als 80 operativ tätige niedergelassene Fachärzte aus ganz Hamburg führen nach der Diagnostik in der Praxis die über 7500 operativen Eingriffe p.a. in der Facharztklinik selbst durch, behandeln dort die Patienten bis zur Entlassung und betreuen sie dann in der Praxis weiter.


Ausgangslage

Seit 2010 setzt die Facharztklinik Hamburg die Online-OP- und Vernetzungssoftware samedi in Zusammenarbeit mit allen verbundenen Arztpraxen ein, um eine standortübergreifende Patientenkoordination, Prozessplanung und Kommunikation sicherzustellen. Die Online-Patientenkoordination beinhaltet sowohl die Online-Patientenanmeldung von der Praxis aus dem Arztinformationssystem als auch die komplette OP-Planung (Leistungen, Dienstplänen, Verfügbarkeiten, Saal-Belegungen, etc.) der Klinik. Durch die Vernetzung sehen alle in die OP involvierten Personen die OP-Programmänderungen in Echtzeit als neue Status-Meldung auf der Startseite, sobald einer der Akteure eine Information aktualisiert (bspw. die Reihenfolge einen Tag vorher oder eine wichtige Patientenbesonderheit wie MRSA dazu einträgt).


Analyse und Konzeption

Aufgrund forcierten Wachstums hat die Facharztklinik Hamburg im Juli 2012 die XULON Consulting GmbH als Spezialist für die Behandlungs- und OP-Planung beauftragt, um nach Potentialen in der Ablauforganisation suchen zu lassen. Die Analyse der Prozesse vom ersten Anruf des Patienten bis zur OP ergab über 30 Potentiale, die vorwiegend die Aufnahmeplanung, OP-Organisation und Bettenplanung betrafen. Als besondere Herausforderung einer Belegarztklinik steht dem hausseitigen Interesse nach Planungssicherheit das Bedürfnis der niedergelassenen Fachärzte nach Flexibilität gegenüber. Ziel des Projektes war insbesondere, die Planung der OP-Kapazität so weit wie möglich von Planungsunsicherheiten zu befreien, um weitere Saalressourcen zu aktivieren.

Die aufgedeckten Potentiale der Xulon Consulting wurden dabei mit dem vorhanden Ressourcen/OP-Planungs- und Vernetzungssystem samedi abgebildet, um eine nachhaltige, schnelle und entlastende Lösung sicher zu stellen.


Die samedi Lösung der Facharztklinik in Zusammenarbeit mit Xulon Consulting

 
Maßnahme von XULON Consulting Umsetzung mit samedi Ergebnis
Buchung eines Anästhesietermins aus der Praxis direkt mit dem OP-Termin Freigabe der Anästhesie-Sprechstunde an online vernetzte Operateure/Praxen Höhere Einhaltung der Anästhesietermine; kein kurzfristiges Verschieben von OPs ohne Anästhesie und damit Reduktion von Planungsunsicherheiten und ungenutzten OP-Saal-Kapazitäten
Anästhesie-Monitor und Nachricht an Praxen: "Noch kein Anästhesie-Termin vereinbart" Automatisierter Report über den samedi Reporting Client zu allen OPs in den nächsten 7 Tagen ohne Anästhesiegespräch Höhere Einhaltung der Anästhesietermine; kein kurzfristiges Verschieben von OPs ohne Anästhesie und damit Reduktion von Planungsunsicherheiten und ungenutzten OP-Saal-Kapazitäten
Vermeidung zu kurz geplanter OP-Dauern Definition Operateur-bezogener OP-Dauern, die die patientenspezifische Varianz abbilden Keine Staus in der OP-Taktung; Reduktion von Verschiebungen im OP-Plan; Stressreduktion für das Personal, weniger Fehler
Anmeldung mit weiteren planungsrelevanten Informationen Konfiguration der erforderlichen OP-Info-Felder bei der OP-Buchung Größere Planungssicherheit im perioperativen Prozess, Verbesserung der Patientensicherheit
Verdichtung der Planung durch Angebot freier Kontingente an andere Operateure Automatische Re-Allokation von freien OP-Sälen bei Nicht-Nutzung an offene OP-Nachfrage Keine Leerlaufzeiten, mehr OPs; Mehr Angebot an Operateure
Hausseitig aktive Patienteninformation über exakte Aufnahme- und OP-Zeit Aktivierung der SMS-Erinnerungsfunktion Service für Patienten; Einsparung von Telefonaten und Rückfragen
Teilautomatisierte Erstellung des Bettenbelegungs- und OP-Plans nach vorgegebenen Regeln Modulare Buchung als Verknüpfung Bett + OP Verbindlichkeit der OP-Buchung; Kein administratives Abklären und Kommunikation im Nachhinein
Regulierung der Patientenaufnahme pro Tag Erstellung eines Kontingents von 15 Aufnahmen pro Tag und Station Planungssicherheit; Kontrolle
Einrichtung häufigster 10 Indikationen als Leistungspakete Empfohlene OP-Dauer in samedi für die Buchung der Operateure hinterlegt, um Genauigkeit der OP-Planung zu erhöhen Planungssicherheit; Kontrolle

 

Ergebnis

Die Online-Vernetzung durch samedi in der Facharztklinik Hamburg hatte bereits 2010/2011 folgende Vorteile bereits erbracht:

  • 90% aller Patientenanmeldungen werden online abgewickelt
  • 7000 Faxe pro Jahr eingespart bzw. 73 Arbeitstage pro Jahr in der händischen Verarbeitung eingespart
  • Fehlerrate in der Kommunikation deutlich reduziert und Patientenzufriedenheit deutlich erhöht

Darüber hinaus kann festgehalten werden, dass die analytische Beratung durch XULON Consulting und die technologische Umsetzung von samedi zu einer fundamentalen Prozessverbesserung geführt hat, die sowohl die Ausfallrate als auch die Plangenauigkeit deutlich verbessert hat:

  • Die Halbierung der Ausfallrate von ca. 1% ausgefallenen OPs (aufgrund von fehlendem Saal, Operateur, Patient, Vorerkrankung, Anästhesie, Labor/Befund) bedeutet eine Wertschöpfung von ca. 70.000 EUR pro Jahr.
  • Die OP-Plangenauigkeit vom schlechtesten Fall einer Varianz von 2 Standardabweichungen (ca. 32%) auf 1 Standardabweichung (ca. 16%) verhindert ein hektisches ad-hoc-Management und reduziert die Fehler in der Durchführung.

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