Frauenklinik Geisenhofer: Belegungsmanagement für 5 Kreis- & 4 OP-Säle

Belegungsmanagement, Aufnahme, Einweisung und OP-Planung in der Top-10 Geburtsklinik in Deutschland – komplett online & vernetzt


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Die Frauenklinik Dr. Geisenhofer in München gehört im Bereich Geburtshilfe mit 5 Kreissälen und rund 2.500 Geburten jährlich zu den 10 größten Einrichtungen Deutschlands. Auch im Bereich Mamma-Chirurgie und operativer Gynäkologie zählt die Klinik mit 4 OP-Sälen, 40 Operateuren und 4.500 OPs pro Jahr zu den führenden Einrichtungen in München und Umgebung. Aufgrund der hohen Versorgungsqualität wurde die Klinik bereits in Patientenumfragen unter die 30 besten Krankenhäuser Deutschlands gewählt.

Trotz dieser Größenordnung mussten alle Patienten noch bis Ende 2013 mittels Faxanmeldung in die Klinik eingewiesen werden. Die Patientenaufnahme gestaltete sich kompliziert und unübersichtlich. Für einen schnelleren Ablauf und eine fehlerfreie OP-Planung wurde 2014 auf ein online-vernetztes Belegungsmanagement mit samedi umgestellt. Mittlerweile werden über 90% aller OP-Anmeldungen in der Frauenklinik Dr. Geisenhofer online mit samedi abgewickelt. Durch die enorme Entlastung bei der Patientenaufnahme können u.a. ca. 600 Arbeitsstunden Administrationsaufwand und über 5.500 Blatt Papier gespart werden.


Ausgangslage

Noch bis Ende 2013 wurden alle Patienten mittels Faxanmeldung in die Klinik eingewiesen. Die Informationen mussten von Hand erfasst und sowohl in das Aufnahmebuch als auch den internen Excel - OP-Plan eingetragen werden. Sehr oft waren noch zusätzliche Rückrufe nötig, da nicht alle Felder im Anmeldeformular vollständig ausgefüllt wurden und wichtige Informationen fehlten.

Pro Patient und Fax musste mit einer Bearbeitungszeit von 5-10 Minuten gerechnet werden, insgesamt also allein 104 Stunden p.a. für die vorgelagerte Erst-Patientenaufnahme. Um diesen Administrationsaufwand zu reduzieren und die gesamte Patientenaufnahme, die Betten- und OP-Planung effizienter und verlässlicher zu gestalten, hat die Frauenklinik gemeinsam mit der Firma samedi GmbH eine standortübergreifende Ressourcenplanung und prozessgesteuerte OP-Planung eingeführt.


Die samedi-Lösung: Online-vernetztes Belegungsmanagement

Aufgrund der großen Anzahl an klinikinternen und -externen Ressourcen (u.a. über 40 Belegärzte und über 100 Zuweiser) wurde mit dem Internet-/Software-Dienstleister samedi ein Projekt aufgesetzt, um die kompletten Patientenplanungsprozesse zu optimieren, Arbeitsschritte zu automatisieren und eine Echtzeit-Zusammenarbeit mit den niedergelassenen Ärzten zu ermöglichen. Nach einer ausführlichen IST-Analyse wurden im Vorfeld der konkreten Umsetzung in samedi spätere SOLL-Prozesse dargestellt und die daraus resultierenden Vorteile abgeleitet:

 
Schritt Vorher (analog) Mit samedi (digital vernetzt) Vorteil
Praxis meldet Patient für OP an Anmeldeformular faxen Praxis bucht OP online (inkl. AIS Schnittstelle) kein Abtippen mehr, Aufnahme & OP-Planung in einem Schritt
Klinik erstellt Aufnahmeliste/ -buch Aufnahmebuch eintragen Terminliste mit Vorlage „Aufnahmeliste“ automatisch generiert Wegfall des Abtippens
Klinik gibt Zugangszettel an Station Zugangszettel ausfüllen Terminliste mit Vorlage „Zugangszettel“ Wegfall des händischen Eintippens
Klinik erstellt Aufnahmejournal Aufnahmejournal händisch befüllen Reporting-Client generiert automatisch Felder automatisch vorausgefüllt
Klinik macht OP-Planung OP-Liste faxen Terminliste mit Vorlage „OP-Liste“ Schnellere Sortierung, kein Versionskonflikt, überall zugreifbar

 

Seit der Einführung der digitalen Vernetzungslösung in der Geisenhofer Klinik 2014 können zuweisende Arztpraxen ihre Patienten mit wenigen Klicks verbindlich für eine OP direkt aus dem Praxissystem heraus anmelden. Dank Schnittstelle werden die Patientendaten dabei automatisch aus dem jeweiligen Praxissystem übertragen. Falls die Klinik oder Praxis bei der Buchung Veränderung vornimmt (u.a. Reihenfolge, Uhrzeit, Anästhesie), werden alle involvierten Parteien darüber automatisch und in Echtzeit benachrichtigt, sodass jede Partei zu jeder Zeit über den aktuellen Stand im Patientenprozess informiert ist.

Durch die Freigabe von OP-Saal-Exklusivzeiten und individuellen Zuweisungsrechten für die Operateure wird sichergestellt, dass klinikinterne Abläufe in den Praxen korrekt abgebildet werden. Das digitale Regelwerk sorgt für eine optimale Auslastung der verfügbaren Ressourcen und schließt Doppelbelegungen aus. Die Abfrage von Pflichtfeldern bei der Anmeldung garantiert, dass Zuweiser und Operateure stets alle behandlungsrelevanten Daten wie z.B. Diagnose, Allergien, Medikationen oder Vorerkrankungen angeben.

Alle gebuchten Termine werden in einen klinikweiten Kalender mit allen relevanten Ressourcen eingetragen. Dadurch ist jederzeit eine Übersicht der aktuellen Auslastung vorhanden. Auch die Planung und Koordination von Geburtsterminen kann mit dem neuen Kalender einfach und übersichtlich durchgeführt werden. So gibt es eine separate Spalte für alle geplanten Geburten. Sobald feststeht, wann die Entbindung stattfinden wird, kann der Termin ganz einfach per Drag & Drop in die Spalte des Kreissaals übertragen werden.


Implementierung & Fazit

Trotz der großen Anzahl an Operateuren, die alle geschult und in das neue Programm eingewiesen werden mussten, verlief die Einführung von samedi dank eines guten internen Projektmanagements der Frauenklinik reibungslos. Es wurden verschiedene Schulungstermine über 3 Monate angeboten, für die sich die Belegärzte eintragen konnten und ein Stichtag für den Start mit samedi festgelegt. In einer ersten Gewöhnungsphase wurde noch parallel mit dem alten System der Faxanmeldung gearbeitet. Dies verursachte zwar am Anfang etwas mehr Aufwand, garantierte aber auch einen problemlosen Umstieg auf die neuen Arbeitsabläufe.

Mittlerweile werden in der Frauenklinik über 90% aller OP-Anmeldungen mit samedi abgewickelt. Die Folge ist eine enorme Entlastung bei der Patientenaufnahme. Stefanie Rückert, Medizincontrollerin in der Geisenhofer Klinik, berichtet mehrere positive Effekte:

  • Durch die Prozessoptimierung werden ca. 600 Arbeitsstunden pro Jahr gespart.
  • Darüber hinaus werden pro Jahr über 5.500 Blatt Papier gespart.
  • Die gesicherte Weitergabe aller behandlungsrelevanten Patientendaten sorgt für Datenvollständigkeit und reduziert Fehler.
  • Verfügbare Ressourcen können besser kontrolliert werden
  • Durch die Übersichtlichkeit profitiert die Klinik insgesamt von einer höheren Auslastung: Der Kalender und die Patienten-Listen verraten mit einem Blick, wo und wann noch Kapazitäten frei sind und wie der OP-Plan für einen bestimmten Tag aussieht.

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