Vulpius Klinik

Optimierung der Zentralambulanz der Vulpius Klinik


vulpius klinik logo

Die Vulpius Klinik in Bad Rappenau ist eine orthopädisch-chirurgische Fachklinik mit den Schwerpunkten Endoprothetik, Handchirurgie und Schulterchirurgie. Bei 135 Planbetten und 200 Mitarbeitern werden insgesamt über 4.400 Patienten stationär und über 4.200 Patienten ambulant behandelt. Die Klinik stellt sich dabei als profiliertes orthopädisches Kompetenzzentrum unter einen medizinischen Excellence-Anspruch. Sie ist gleich mit mehreren Chefärzten in der Fokus-Toprankingliste deutscher Orthopäden aufgeführt. Die Klinik zählt zu den zehn führenden Kompetenzzentren für Endoprotheseimplantationen im Bereich des Hüft- und Kniegelenks.


Ausgangslage

Neben Ihrem medizinischen Renommee strebt die Klinik kontinuierlich danach, ganz im Sinne der Patientenorientierung in der Prozessorganisation moderne neue Wege zu gehen und Standards zu setzen. Seit 2009 setzt die Vulpius Klinik so bereits die international und national ausgezeichnete Online-Terminplanungs- und Vernetzungssoftware samedi zur Ambulanz-Terminierung und zur Online-Kommunikation mit Patienten und Zuweisern ein. Mittlerweile findet samedi sowohl in der Zentralambulanz als auch im ambulanten OP-Zentrum klinikübergreifend Anwendung.


Analyse und Konzeption

Um die medizinische Top-Performance mit einer ebenso effektiven Prozessorganisation weiter zu stärken, wurde Anfang 2014 von Geschäftsführung und Aufsichtsrat ein Projekt zur Neuorganisation der fachabteilungsübergreifenden Zentralambulanz aufgesetzt. Analyse, strategische Konzeptions- und Umsetzungsbegleitung wurden der Ruhl Consulting AG anvertraut. Kernelement ist dabei der Umbau und Reorganisation des nicht-ärztlichen Ambulanzpersonals zu einem Großteam unter einer gemeinsamen Führung. Die bisher kleinteilig aufgestellte Funktionalorganisation wird entlang der Prozesskette durch eine umfassende Qualifizierungsinitiative integriert. Teamentwicklung, Erweiterungen der individuellen Kompetenzen und der Aufbau eines systematischen Ausfallmanagement sind wichtige Punkte auf der Projektagenda, um die Flexibilität des Personaleinsatzes zu stärken. Gleichzeitig bedarf es auf dem Weg zur Umsetzung einer patientenzentrierten Prozessorganisation der Managementqualitäten des Leitungsteams als Gesamtes: vereinheitlichte Abläufe in den Fachambulanzen, eine stringente Regelkommunikation, Transparenz und Disziplin in puncto Ressourcen- und Terminplanung sind wichtige Bausteine.


Die samedi Lösung der Vulpius Klinik in Zusammenarbeit mit Ruhl Consulting

Entscheidend bei der Projektumsetzung sind die nachhaltige Verankerung, Automatisierung und technische Entlastung der Mitarbeiter in ihren täglichen Aufgaben und Anforderungen in der Patientenkoordination. Daher wurden die konzeptionellen, analytischen Ausarbeitungen der Ruhl Consulting AG stringent durch das webbasierte Ressourcenplanungs- und Vernetzungssystem samedi abgebildet. Es unterstützt die Mitarbeiter im Tagesgeschäft, indem die genauen, spezifischen Regeln zu den Verfügbarkeiten von Ärzten, Assistenz-Personal, Räumen, Geräten bzw. Untersuchungen und weiteren Ressourcen für die Aufnahmeplanung wie Betten und OP-Kapazitäten in samedi hinterlegt wurden. Über eine flexible Zuordnung der Ressourcen zu den Leistungen und Terminarten, inkl. Vorlaufzeiten, Kontingenten, Kapazitäten, Versicherungseinschränkungen etc. können Präferenzen und Prioritäten bei der Auslastungsoptimierung hinterlegt und erreicht werden.

Im Folgenden werden ausgewählte Verbesserungsmaßnahmen aus dem Projekt der Ruhl Consulting AG vorgestellt, die in samedi abgebildet sind und sowohl den klinik-internen Workflow IT-seitig unterstützen als auch die Integration der externen Gruppen Patienten und Zuweiser online ermöglichen.

 
Prozessorganisation in der Zentralambulanz Projekt des Leitungsteams mit der Ruhl Consulting AG Umsetzung mit samedi
Organisation der Personaleinsatz-, der Raum- und Funktionsplanung sowie der Sprechstundentermine Abbildung der Mitarbeiter und Ressourcen mit Verfügbarkeiten und Fähigkeiten
Workflow-Optimierung: IT-gestützte Abbildung der Ambulanzplanung mit Sicherstellung der Besonderheiten und Alleinstellungsmerkmale Arbeitsschritte und besondere Fähigkeiten in Terminplanung berücksichtigt
Fachbereichsübergreifende, zentrale Terminvergabe Call-Center-Modul von samedi ermöglicht schnelle, zielgenaue Terminierung ohne lange Kalenderspalten durchzusehen
Zügige Patienten-Anmeldung: Optimierung von Wartezeiten und Vermeidung von Leerlaufzeiten durch im Vorfeld des Aufenthaltes systematisch zusammengetragene Informationen Einstellung der Termin-Pflichtfelder
Patientenführung und Information: Aufbau eines strukturierten CRM Patienteninformationssystems Aktivierung der SMS-Erinnerungsfunktion
Selbstständiger Online Check-in von Patienten und Zuweisern bei Ambulanzterminen Automatische Freigabe der noch freien Ambulanz-Sprechstunden online an Praxen und Patienten

 

Ergebnis

Bereits seit 2009 hat die Vulpius Klinik durch die Online-Vernetzung samedi in einzelnen Abteilungen eine Quote von 10% in den Online-Patientenanmeldungen und 30% in den ambulanten Online-OPBuchungen erreicht. Darüber hinaus werden nun über das Projekt zur Organisation der Zentralambulanz mit der Ruhl Consulting AG die Möglichkeit die samedi zur Unterstützung der Managementprozesse bietet, konsequent weiter ausgeschöpft:

  • Prozess-Effizienz: Bewusster Umgang mit Arbeitszeit, Vermeiden von Ressourcenverschwendung wegen suboptimalen Einsatz von Arbeitszeit oder unabgestimmten Einzeltätigkeiten. Effizienz und Effektivität in der interprofessionellen und interdisziplinären Zusammenarbeit konnten gesteigert werden. So wird insgesamt die Qualität der Servicedienstleistung als auch die wirtschaftliche Tragfähigkeit der Ambulanz verbessert.

  • Finanz-Optimierung: Jedem Mitarbeiter werden individuell nachhaltige Entwicklungsperspektiven geboten, das Ambulanzteam im Zusammenwachen gestärkt und durch die enge gegenseitige Unterstützung von extremen Belastungsspitzen und systematisch anfallenden Überstunden entlastet. Die Führungskräfte sind Vorbilder einer wertorientierten Unternehmenskultur und verbindlichen Prozessorganisation.

  • Mitarbeiter-Entwicklung: Eine gute Stimmung im Ambulanzteam wurde durch Glättung von Belastungsspitzen und nachhaltige Mitarbeiterentwicklung gestärkt. Ausbildung von neuen Führungskräften sind Vorbilder einer wertorientierten Unternehmenskultur geworden.

  • Kundenservice: Durch gezieltes Wartezeiten-, Wartezimmer, Fehler- und Service-Level-Management wird die Kundenorientierung gezielt gefördert.

Als Fazit lässt sich herausstellen, dass die Zusammenarbeit des Führungsteams in der konzeptionellen Beratung durch Ruhl Consulting und in der technologischen Umsetzung von samedi zu einem stringenten Aufbau einer Prozessorganisation in der Zentralambulanz über alle Berufsgruppen und Fachbereiche geführt hat. Ein Kennzahlencontrolling zum Monitoring der laufenden Prozessverbesserungen in den vier Dimensionen (Prozess, Finanz, Mitarbeiter, Kunden) wurde in einem Regelreporting aufgesetzt. Bei Interesse steht Ihnen die Vulpiusklinik hierfür gerne offen zum Erfahrungsaustausch zur Verfügung.

Weitere Referenzen lesen

Jetzt samedi unverbindlich kennenlernen

Zum Kontaktformular