gvw: Online-vernetzte Wundversorgung

Online-Formulardokumentation von Wundversorgungen, Genehmigungen von Krankenkassen und Behandlungs-/Terminsteuerung von 10 Wundzentren der gvw


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Die Gesellschaft für Versorgungskonzepte in der Wundbehandlung mbH (gvw) mit Sitz in Stuttgart wurde 2008 gegründet und bietet in ihren 10 Wundzentren in Deutschland ein neuartiges, leitlinien-gestütztes Versorgungsprogramm im Bereich der Wundpflege an. Die umfassende, interdisziplinäre Behandlung der gvw wirkt den Defiziten in der ambulanten Wundversorgung entgegen, indem durch das TÜV1-zertifizierte Konzept die Ausgaben der Krankenkassen für chronische Wunden gesenkt und die Lebensqualität der Patienten gesteigert werden.


Hierfür bietet samedi die entsprechende Software (SaaS-Lösung), mit der die gvw die speziellen Kostenvoranschläge, Therapieformulare und Abrechnungsformulare mit den Krankenkassen organisiert. Auch die Vernetzung mit anderen Ärzten und Pflegediensten bis zur Online-Buchung von Patiententerminen und automatischen E-Mail/SMS-Erinnerung als Patientenservice wird durch samedi ermöglicht. Das Projekt „Formulardokumentation von Wundversorgungen, Genehmigungen von Krankenkassen und Behandlungs-/ Terminsteuerung von 10 Wundzentren“ wurde im Jahr 2012 initiiert und läuft bis heute. Die Implementierungszeit dauerte 3 Monate.


Allgemeine Projektbeschreibung

Der Workflow auf Basis der Software-Plattform samedi ist folgendermaßen zu beschreiben:

1. Erstkontakt: Patient bucht online einen Termin im Wundzentrum (WZ) - Patient bucht Online-Termin, Zuweiser o. Kostenträger bucht Termin im WZ - Direkte Buchung des Termins mit passendem Wundmanager, Behandlungsraum und Arzt - Keine Wartezeiten dank Ablauf/Ressourcen-Planung - Patient wird automatisch über den Termin informiert (E-Mail/SMS) - Gesicherte Übertragung von Pflegeinformationen/Patienteninformationen zwischen Zuweiser u. Kostenträger

2. Wundbehandlungs-Formulare/Dokumente mit Kostenträger-Koordination in Echtzeit - Kostenvoranschläge (2 Stufiges Genehmigungsverfahren online) - Anträge zu Sondertherapieformen - Private Behandlungspflege - Rechnungswesen

3. Nachbehandlung und Versorgung - Direkte Buchung der Folgetermine des Patienten im WZ und weiteren ärztlichen Partnern - Patient ist ungebunden an den Standort des WZ - Auswertungen und SAP-Anbindung über samedi Reporting-Client

gvw prozessablauf

Technische Rahmenbedingungen des Projekts

Voraussetzung war eine Software-as-a-Service Lösung, d.h. keine Installation und keine zusätzliche Hardware, sondern direkter, sicherer Zugriff über einen Webbrowser. Zusätzlich gilt im medizinischen Bereich ein besonderer Datenschutz (u.a. nach § 203 StGB „ärztliche Schweigepflicht“). Dafür bietet samedi basierend seiner auf deutscher und europäischer Ebene zum Patent angemeldeten Sicherheitsarchitektur höchste Sicherheit durch eine dezentrale Verschlüsselung direkt im Webbrowser, so dass kein externer Dritter und auch nicht die samedi GmbH (ohne spezifische Freigabe) Zugriff auf die Patientendaten erhält. Es gibt dabei keine Patientenklardaten auf dem zentralen Server.

Zusätzlich wurde eine Schnittstellen-Anbindung vom Praxissystem profimed zu samedi etabliert, so dass die Patientenstammdaten per Knopfdruck zu samedi übernommen werden. Außerdem benutzt die gvw als Tochter der Gehe/Celesio SAP zur internen finanziellen Buchhaltung, sodass eine Anbindung zu SAP R/3 umgesetzt werden musste. samedi übermittelt dabei automatisch die Daten aus den Kostenvoranschlägen direkt über den lokalen samedi Reporting-Client im XML-Format ins SAP.


Faktoren einer effizienten Arbeitsweise mit samedi

HTML basierter Webclient

Dadurch, dass die Software von samedi rein webbasiert ist, können Dokumente und Formulare ohne clientseitige Verwendung eines Microsoft Word-Editors erstellt werden. Dies wird möglich durch die einzigartige samedi- Verschlüsselung direkt im Webbrowser. Auch der Formularadministrator ist webbasiert und über den Webbrowser für die gvw bedienbar. Dort hinterlegt die gvw ebenfalls Textbausteine und Auswahlfelder für die WZ-Manager als auch die Krankenkassen, die mit den Formularen arbeiten.

Versorgungsmanagement von Textbausteinen und Vorlagen

Die gvw nutzt den Formulareditor auch als Versionsmanager von Formulartypen. U.a. werden Formulare nur für bestimmte Jahre oder einen gewissen Zeitraum freigegeben und entsprechend archiviert oder für die neuen Perioden „geklont“ und mit entsprechenden marginalen Änderungen für den nächsten Zeitraum freigeschaltet. Auf Anwenderebene wird jede Veränderung von jeder Anwendergruppe genau in samedi erfasst, so dass die Änderungen auch nachverfolgbar bleiben.

Workflowgestützte Vorlagenentwicklung und Änderungsprozesse

Workflowunterstützte Änderungsprozesse wurden durch den rekursiven Formularbezug im System ermöglicht. Bspw. erstellt das WZ ein Formular zur Sondertherapieform und daraus dann ein Kostenvoranschlagsformular (KVA), in dem die Patientendaten und Materialdaten aus dem ersten Formular für den KVA übernommen werden, so dass dort nur zusätzliche Eingaben gemacht werden müssen.

Workflowgestützte Dokumentenfreigabe

Die workflowunterstützte Dokumentenfreigabe wurde durch die Freigaberegelungen im Zusammenspiel mit dem rekursiven Formularbezug im System ermöglicht. Bspw. das WZ erstellt ein Kostenvoranschlagsformular (KVA) und gibt es der Kasse frei. Die Kasse kann den KVA annehmen oder erstellt einen Gegenvorschlag, indem sie aus dem bestehenden KVA einen neuen KVA generiert, der die Daten aus dem ersten KVA übernimmt, so dass dort nur die marginalen Änderungen gemacht werden müssen.

Einzel-Dokumente (AdHoc-Produktion)

Die AdHoc Produktion findet gemäß den folgenden Formulartypen statt:

  • Kostenvoranschläge
  • Anträge Sondertherapieformen
  • Private Behandlungspflege
  • Rechnungswesen

Erzeugung von Serien-/Sammel-Dokumenten (Batch Produktion)

Das Thema Batch Produktion kommt auf 2 unterschiedliche Varianten zum Einsatz:

  • Die gvw-Zentrale kann in samedi alle Formulare markieren, die sie dann in einem Sammelbeleg zusammenführen wollen, um so eine Übersicht über bestimmte Wundbehandlungen zu erhalten.
  • Zusätzlich benutzt gvw den samedi Reporting-Client für die SAP-Anbindung als auch zur internen Batch-Produktion, um die Formulardaten der 10 Wundzentren zu aggregieren und kondensiert auszuwerten bzw. auszudrucken.

Importfunktion für Word, RTF und PDF Formate im Vorlagendesign

Die samedi Formulare unterstützen Word- oder pdf-Anhänge. Bspw. hängt die gvw an die Sondertherapieformen auch Bildmaterial (jpg-Format) an die Formulare an. Zweitens bietet samedi mittels des pdf-Generators auch an, eigene Vorlagen zu hinterlegen, sodass der Ausdruck gemäß der entsprechenden (bspw. gesetzlich vorgeschriebenen) Krankenkassen-Vorlage bzw. dem Corporate Design der gvw generiert wird.

Produktintegriertes grafisches Reporting und Statistik

Die gvw-Zentrale benutzt den samedi Reporting-Client, der in die entsprechenden ExcelVorlagen die Daten automatisch einspielt, sodass dort direkte Auswertungen und Reports über die 10 Wundzentren automatisiert erstellt werden. Zusätzlich spielt der Reporting-Client die Daten ins SAP R/3 ein. Seit 2015 nutzt die gvw auch das samedi Business Intelligence Modul direkt in der Anwendung zur grafischen Auswertung von Termin- und Ressourcendaten.

HTML E-Mail Versand und Landingpage

Im samedi System gibt es ein sicheres Nachrichtensystem (sichere samedi-Mail) und eine Benachrichtigungs-Engine. Darüber können die Nutzer einstellen, ob sie per E-Mail benachrichtigt werden wollen, wenn ihnen ein neues Formular freigegeben wurde (Workflow) oder wenn es Änderungen an einem bestehenden Formular gab wie bspw. auch Genehmigungen (als MetaInformation), die von der Krankenkasse durchgeführt werden.

Für die Patienten hat die gvw seit 2014 auch die Online-Terminbuchung auf den einzelnen Homepages der Wundzentren ermöglicht, indem dort eine URL eingebunden wurde, die per Klick auf das samedi Buchungsfenster führt.

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