kbo: Online-Vernetzung Krisendienst 2.0

Online-Formular-, Freigabe- und Dokumentationssystem für den Krisendienst Psychiatrie in der Leitstelle des kbo-Isar-Amper-Klinikum gGmbH

kbo logo


Der psychiatrische Krisendienst der kbo-Isar-Amper-Klinikum gGmbH (kurz: kbo) leitet und koordiniert die umfassende Betreuung psychiatrischer Patienten in Kliniken, von Psychiatrischen Institutsambulanzen (PIA) und Sozialpsychiatrischen Diensten (SpDi). Seit 2016 nutzt die kbo die samedi-Software, um ihr Psychotherapie Netzwerk zu erweitern und um die kompletten Dokumentations-, Formular- und Freigabeprozesse online abzubilden.


Die Anforderungen der kbo

  • Software-as-a-Service (SaaS) Lösung ohne unnötige Zugriffshürden, für die keine weitere Installation notwendig ist
  • Einhaltung der strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen des medizinischen Sektors (u.a. nach § 203 StGB „ärztliche Schweigepflicht“)
  • Importieren des Altdatenbestands (MS-Access Datenbank) von ca. 100.000 Formularen und 60.000 Patientendaten in samedi
  • Zentrale Anbindung an die Telefonanlage zur Öffnung von Patientenstammdaten und passenden Formularen anhand der Telefonnummer


Die samedi-Lösung der kbo

kbo vernetzung krisendienst

Der Krisendienst der kbo (samedi Comfort)

  • dokumentiert grundlegende Änderungen im Patientenstammblatt
  • erstellt und bearbeitet Formulare
  • gibt Formulare an Leistungserbringer frei
  • dokumentiert Kurztelefonate in der patientenunabhängigen Telefonliste
  • generiert wöchentliche Tätigkeitsübersichten aller Screening-, Einsatz und Verlaufskontakte
  • bucht Patiententermine bei SPDi mit direkter Informationsweitergabe an den Patienten


Die SpDi (samedi Basic)

  • erhalten Zugriff auf das Patientenstammblatt
  • legen Patientenformulare an uns geben diese an die kbo-Leitstelle frei
  • stellen dem Krisendienst Termine zur Online-Buchung ein

Die PIA und andere Ärzte (samedi Light)

  • erhalten eingeschränkten Lese-Zugriff auf das Patientenstammblatt und andere Formulare


Faktoren einer effizienten Arbeitsweise mit samedi

HTML basierter Webclient

Dadurch, dass die Software von samedi rein webbasiert ist, können Dokumente und Formulare ohne clientseitige Verwendung eines Microsoft Word-Editors erstellt werden. Dies wird möglich durch die einzigartige samedi- Verschlüsselung direkt im Webbrowser. Auch der Formularadministrator ist webbasiert und ohne Installation zusätzlicher Soft- oder Hardware bedienbar.

Hochindividualisierbares Formular-Management

Mithilfe der dezentralen Textbausteinverwaltung hinterlegt die kbo individuell zugeschnittene Textbausteine und Auswahlfelder. Den Mitarbeitern des Krisendiensts stehen verschiedene Formulare und Protokolle als adhoc Produktion zur Verfügung:

  • Patienten-Stammblatt
  • Screeningprotokoll
  • Einsatzprotokoll
  • Verlaufsprotokoll
  • Kurz-Kontakt
  • Telefonatsliste
  • Sammelbeleg-Monatsübersicht

Dabei unterstützen die Formulare Anhänge wie Word oder pdf, sodass die kbo samedi auch als „Share-Plattform“ mit ihren Partnern verwendet. Mittels des pdf-Generators können SpDi, PIA und sonstige Leistungserbringer bei einigen Formulartypen sogar eigene Vorlagen gemäß der kbo-Vorlagen hinterlegen.

Umfassende Dokumentation mit Reporting-Client und Versionsmanagement

Für die Auswertung der Anrufe und Formulardokumentation wurde der samedi Reporting-Client eingeführt, der die Daten aus sämtlichen Formularen aggregiert und monatsweise eine Übersicht ausgibt.

Zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen nutzt die kbo Leitung zudem den Formulareditor als Versionsmanager von Formulartypen. U.a. werden Formulare nur für gewisse Zeiträume freigegeben, für neue Perioden angepasst und alte Versionen archiviert. Auf Anwenderebene wird jede Veränderung seitens der verschiedenen Anwendergruppe genau erfasst.

Sicherer HTML E-Mail Versand

Durch das sichere Nachrichtensystem und der samedi Benachrichtigungs-Engine können alle Nutzer über neue Formulare, Freigaben und Änderungen in bestehenden Formularen informiert werden. Für Partnerunternehmen gibt es kostenfreie Zugänge (samedi- Light), die eine datenschutzkonforme Zusammenarbeit mit der kbo-Leitstelle ermöglichen.

Workflowgestützte Prozesse

Workflowunterstützte Änderungsprozesse werden durch einen rekursiven Formularbezug im System ermöglicht, bspw. werden die Anzahl der erstellten Screenings und Einsätze herausgefiltert und entsprechend im Stammblatt angezeigt. Direkte Verlinkungen im Formular sorgen dafür, direkt neue Screenings und Einsätze starten zu können und unterstützen damit einen optimalen Workflow.

Über das Freigabe-System in samedi kann die kbo-Leitstelle den Partnerinstitutionen kontrolliert Zugriffs- oder Bearbeitungsrechte erteilen. Die PIA und SpDi werden über Freigaben informiert und erhalten nach Log-In in ihrem samedi-Konto genauere Einsicht zu Fällen und Neuerungen. Die kbo-Administratoren behalten dabei stets die volle Kontrolle.

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