Frauenärzte Dr. Pett & Dr. Jandi

Praxisablauf und Patientenservice optimal gesteuert

Anwenderbericht Dr. Ansgar Pett

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Die gynäkologische Gemeinschaftspraxis Dr. Pett & Dr. Jandi in Berlin bot ihren Patientinnen seit langem die Möglichkeit, per E-Mail Termine anfragen zu können. Mit steigender Beliebtheit dieses zusätzlichen Patientenservices wuchs jedoch auch die Koordinationsbelastung für die Assistenzen. Die verbindliche Online-Terminbuchung mit samedi stellt die Übersichtlichkeit wieder her und löst die enstandene Hektik im Praxisalltag.


In der Gemeinschaftspraxis Gynäkologie Dr. Ansgar Pett und Dr. Sohela Jandi wurde das Potenzial der Online-Vernetzung mit Patienten bereits früh erkannt. Bereits vor Einführung von samedi konnten Patienten neben dem "traditionellen" Weg über das Telefon auch per E-Mail Terminwünsche an Dr. Pett schicken. Mit zunehmender allgemeiner Internetaffinität seiner Patienten wuchs jedoch die Zahl der einkommenden E-Mails in rasantem Tempo. Die Belastung für die Assistenzen der gynäkologischen Praxis, die durch die aufwändige Terminkoordination entstand, nahm immer größer werdende Ausmaße an. Die Gemeinschaftspraxis Dr. Pett & Dr. Jandi war ständig sehr gut ausgelastet, aber gleichzeitig verursachte die schwindende Übersichtlichkeit und Koordination auch eine gewisse Hektik im Praxisalltag.

In samedi fand Dr. Pett über eine Empfehlung aus dem Netzwerk der Verbundärzte in Berlin schließlich ein System, was den Terminvergabeprozess endlich vereinfachen und effizienter gestalten konnte. Mit der hochsicheren web-basierten Software kann den Patienten die Möglichkeit eingeräumt werden, selbst Termine online zu buchen - und das 24 Stunden am Tag und 7 Tage die Woche. Dabei unterliegen die Online-Buchungen der gleichen Termindatenbank wie der des Praxiskalenders, so dass die Termine von Patienten verbindlich gebucht werden können und direkt im Dienstplan enthalten sind. Außerdem wurden klare Vorgaben und Restriktionen von Dr. Pett und Dr. Jandi im differenzierten Regelwerk des Systems eingestellt, so dass die Kontrolle über den Terminvergabeprozess sogar noch gesteigert und flexibilisiert werden konnte.

Dabei hebt Dr. Pett vor allem zwei Vorteile heraus, die mit samedi realisiert werden konnten: Einerseits setzt das System der oben beschriebenen Hektik endlich ein Ende. Die Terminkoordination verläuft in geordneten Bahnen, die Einfachheit und Übersichtlichkeit der Online-Anwendung und des integrierten Kalenders lässt das Chaos aus Anrufen, Faxen und direktem Patientenkontakt verschwinden.

Die Assistenzen von Dr. Pett werden merklich in ihren administrativen Aufgaben entlastet, was Freiräume schafft für eine längere und bessere Patientenbetreuung. Herr Dr. Pett schätzt in diesem Zusammenhang, dass er allein durch den Einsatz von samedi eine halbe Arbeitskraft in der Termin-Administration einsparen konnte, um sie in der direkten Patientenbetreuung einzusetzen. Kapazitäten, die in Zeiten des Ärztemangels und eines steigenden Kostendrucks dringend benötigt werden. Andererseits ermöglicht samedi Dr. Pett eine einfachere und übersichtlichere Differenzierung zwischen bestimmten Terminarten und Patientengruppen. Für die Assistenzen von Dr. Pett war es zuvor schwer, die speziellen Kapazitäten und Terminzeitn für Kassen- und Privatpatienten voneinander zu trennen. Mit den vorkonfigurierten Einstellungen von samedi dagegen, können in der Praxis heute bestimmte Zeiträume speziell für Privatpatienten oder Selbstzahler freigehalten werden. Die Steuerung der Einnahmenseite fällt Dr. Pett somit wesentlich leichter als zuvor. Dabei gibt er an, dass er seit der Einführung von samedi beispielsweise bereits merklich mehr IGeL-Leistungen verkaufen konnte als zuvor. Auch dies war einer der Punkte, weshalb sich Dr. Pett für samedi entschieden hatte und die er sich von dem neuen System erwartete. Und er wurde nicht enttäuscht.

Auch von seinen Patienten hört Dr. Pett durchgängig positive Reaktionen auf den neuen Service. Fast alle online buchenden Patienten sprechen die neue Möglichkeit der Terminbuchung direkt an, wenn sie schließlich in der Praxis zur Behandlung sind und „finden ihn einfach klasse“. Speziell die Möglichkeit Patienten automatisch per E-Mail und SMS über Terminverschiebungen und –absagen zu informieren, sowie sie an Termine zu erinnern, erhöht laut Dr. Pett des Weiteren nicht nur die Patientenzufriedenheit, sondern reduziert auch das Terminausfallrisiko signifikant.

Nach einer anfänglichen Eingewöhnungszeit, die, so Dr. Pett, mit jeder Systemumstellung einhergeht, werden Dr. Pett, Dr. Jandi und das Praxisteam zunehmend mit der Anwendung und den vielfältigen Funktionen des Systems vertraut. Dabei lobt Dr. Pett vor allem die große Kundenorientierung und Flexibilität der Serviceleistungen, beispielsweise in Hinblick auf das Einrichten von Schnittstellen zu seinem „normalen“ Praxisverwaltungssystem. Für die Zukunft will Dr. Pett nun verstärkt auch eine zweite Komponente von samedi nutzen – die Möglichkeit der Vernetzung mit Kollegen. Speziell im Berliner Raum möchte er sich über samedi ein Netzwerk für seine Praxis aufbauen, in welchem Vorteile aus Funktionen wie Online-Überweisungen oder einer standortübergreifenden Ressourcenplanung und Kommunikation optimal realisiert werden.

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