Lungen-Facharztpraxis Dr. Schnell: Praxismanagement bei dynamischen Dienstplänen

Prozess-Automatisierung bei einer Vielzahl an dynamischen Dienstplänen einer Gemeinschaftspraxis. Lösung des Dilemmas: Komplexer Dienstplan vs. Einfache Terminvergabe


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Die Münchener Facharztpraxis Dr. Schnell verfügt über eine Vielzahl an Dienstplanszenarien für das komplette Behandlungs- und Terminspektrum der beiden Ärzte. Die Terminvergabe gestaltet sich überaus zeitaufwändig und kompliziert. Als Lösungsansatz wurde bereits 2012 das flexible Ressourcenplanungssystem von samedi eingeführt, in dem spezifische Regeln zu den Verfügbarkeiten von Ärzten, Personal, Räumen, und weiteren Ressourcen hinterlegt werden.

Als Ergebnis konnte die jährliche Praxisplanungszeit um 75% und die Terminvergabezeit um über 80% reduziert werden. Der geringere Verwaltungsaufwand bringt eine jährliche Einsparung in Höhe von über 11 TEUR.


Ausgangslage: Zeitaufwändige Terminvergabe

In der internistischen Praxis Dr. Schnell gibt es u.a. 2 Ärzte mit saisonal-unterschiedlichem Dienstplan. Die vier möglichen Dienstplanszenarien Dr. A alleine, Dr. B alleine, Dr. A gemeinsam, Dr. B gemeinsam umfassen darüber hinaus das komplette Behandlungs- und Terminspektrum der Ärzte. Daraus ergibt sich eine Komplexität von über 10 Terminarten in 4 Dienstplänen über 5 Wochentage bei einer 5-minütigen Taktung – insgesamt fast 20.000 Terminart-Möglichkeiten pro Woche.

Die Assistenten müssen bei der Terminvergabe pro Arzt immer mindestens zwei sich saisonal unterscheidende Dienstpläne berücksichtigen. Damit ist die Terminvergabe sehr zeitaufwändig und nimmt durchschnittlich 3 Minuten in Anspruch. Bei 100 Anrufen mit ca. 80 Terminvergaben pro Tag und 220 Arbeitstagen pro Jahr verbringen die Assistenzen also 110 Arbeitstage rein mit der Terminvergabe – die Arbeitszeit einer Halbzeit-Stelle.


Die samedi-Lösung: Flexible Multi-Ressourcenplanung

Die samedi GmbH hat mit dem Ressourcenplanungs- und Workflowmanagementsystem samedi ein Werkzeug für spezialisierte Arztpraxen und Klinikambulanzen entwickelt, mit dem Praxen und Kliniken intern Ihre tagtäglichen gezielt Termine managen und netzübergreifend administrieren können. Auf Basis der eigens entwickelten und mittlerweile universitär etablierten Ressourcenplanungsansatz von samedi können hierbei genaue, spezifische Regeln zu den Verfügbarkeiten von Ärzten, Personal, Räumen, Geräten, Betten, OP-Sälen und weiteren Ressourcen hinterlegt und zeitlich sequentiell oder parallel in Teilschritten getaktet werden (vgl. Abbildung „Akupunktur“).

samedi ressourcenplanung


Über eine flexible Zuordnung von Fähigkeiten der Ressourcen zu den Leistungen und Terminarten der Praxis, inkl. Vorlaufzeiten, Kontingenten, Kapazitäten, Versicherungseinschränkungen, Schichtplänen, Sonderzeiten, können zielgenau die gewünschten Präferenzen zur Patienten-Priorisierung und Auslastungsoptimierung hinterlegt und nachhaltig erreicht werden. Das zu Grunde liegende samedi-Prinzip sichert damit erstens die Vorgaben aus dem Qualitätsmanagement, zweitens die Wirtschaftlichkeits-Präferenzen der Ärzte und drittens auch die möglichst simple Terminvergabe und schnelle Terminbuchung für die Praxis-Assistenz in einem System.


Projektumsetzung & Implementierung

Zur einfacheren Terminvergabe gibt es im samedi Kalender anstatt zwei Kalenderspalten nur noch eine Ressource pro Arzt. Die unterschiedlichen Schichtpläne werden in ausgeblendeten Hilfsressourcen abgebildet – analog zu Hilfsvariablen in der Mathematik überführen diese die komplexe Logik in eine einfache, bedienbare Ausführung der Terminvergabe.

organisation klinik

Für die konkrete Konfiguration der Praxis-Organisation wurde folgendes vorgenommen:

  • Erstellung der Hilfsvariablen: 3 Steuerungs-Ressourcen inkl. Arbeits- und Abwesenheits-Zuordnungen
  • Konzentration der 40 bestehenden Terminarten auf 2 Arzt-Ressourcen durch eine selektive Einbindung der in den Steuerungsressourcen festgelegten Eigenschaften
  • Anlegung von 20 Terminartgruppen
  • Ausblenden/Deaktivieren der bisherigen 40 Terminarten

Die Konfiguration erforderte inkl. Dokumentation und Qualitätssicherung (Testen) 1- Mann-Tag. Die Umstellung wurde an einem Feiertag vorgenommen und das Praxisteam vorab über die neue vereinfachte Buchung von 20 Terminarten in 2 Spalten (anstatt 40 Terminarten in 4 Spalten) informiert. Eine zusätzliche Schulung war nicht erforderlich, da nur noch über die neuen Terminartgruppen gebucht werden konnte und die alten singulären Terminarten ausgeblendet wurden.


Ergebnis

Durch die Umstellung auf das Ressourcenmanagementsystem von samedi profitiert die Facharztpraxis Dr. Schnell von mehreren zentralen Effekten:

  • Übersichtliche Terminvergabe und Vermeidung von Zuordnungsfehlern durch die Verdichtung der 40 auf 20 Terminarten
  • Zentrale Anpassung der saisonal wechselnden Dienstpläne in 3 Steuerungsressourcen anstatt einzeln in 40 Terminarten
  • Reduzierung der Dauer pro Terminvergabe von 3 Minuten auf 30 Sekunden: 80 % Arbeitszeiteinsparung, Kalkulatorisch entspricht dies einer Einsparung von 92 Arbeitstage bzw. monetär bei einem durchschnittlichen MFA-Gehalt ein Kostenfaktor von 10.237,- €.
  • Zusätzlich konnte die Administrationszeit für den geschäftsführenden Arzt von ca. 2 Tagen pro Jahr auf einen halben Tag pro Jahr reduziert und damit ebenfalls um 75% eingespart werden, d.h. kalkulatorisch also 1023,- €.

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